ECM：敏感文档控制的秘密武器

您的企业每天都会创建和处理数百个文档。这些文件详细说明了企业流程、产品规格，并为其他员工和客户提供指导。

每天都有大量文档流入和流出您的组织，有一件事始终保持不变：那就是组织内部和外部的各种人员都需要访问这些文档。

您如何控制和处理这些文档呢？管理敏感文档和保护机密信息的不一致和无序的方法可能会使您的业务面临风险。

在进行企业内容管理时不该做什么？
在任何软件项目开始时，不要让技术决定组织中的策略。

就ECM 技术，请确保敏感文档的控制方法对您的业务最有意义。在实施ECM 系统之前建立文档控制原则和实践。

流程和策略为组织中文档的产生、分发、批准、编辑、存储、安全和销毁提供信息。一旦在整个业务中建立起这些流程，技术就应该成为这些流程的附加层。

从何处开始使用敏感文档控制策略
那么，您如何开始建立关于您企业创建、管理和维护文档所需的实践和流程呢？

为了帮助您入门，以下是一组关企业文档以及您的组织如何处理文档的问题：

• 员工如何创建新文档？谁授权或确定这种需要？
• 新文件起草后如何维护？
• 谁需要访问这些文档，它们在企业中的哪个位置？
• 目前您的业务中有哪些标准文档类型？
• 如何限制文档版本或副本的数量？您如何知道哪个版本是规范文档？
• 文档是否总是注明批准、审阅和修订日期？
• 哪些证据可用于文件审批？
• 您如何知道对文档进行了哪些更改？
• 您如何限制文档的使用 ——从访问到复印，从打印到电子邮件发送？

ECM 进入文档生命周期
在建立用来管理流经企业的文档的策略之后，我们再看一下可以提高文档控制级别的 ECM 功能：

访问权限：为特定用户组建立权限等级会使授权人员更难访问文档。

审计跟踪和报告：文档透明度对于文档控制至关重要。谁在什么时间访问了哪个文档？在合规性方面，能够快速生成报告，列出访问过文档的所有用户以及他们所做的更改，功能是非常强大的。

存档和清除：与其担心何时处置文档，不如在一开始就建立文档保留规则，并减轻组织长时间保留过期文档的风险。

灾难恢复：创建文档备份提强了安全性和保证企业信息异地安全的存储。

数字签名：提供防伪的双因素身份认证，确保在电子签名后不会对文档进行任何更改。

避免文档失控的风险

文档控制在任何业务线中都很重要。

无论您是关心保护机密信息还是建立更好的法规遵从性程序，您都需要广泛的文档控制。
归根结底，这一切都是为了制定更好的业务流程，创建一个更健康、更有利可图的组织。