向上管理中的沟通技巧

一. 背景

我们要弄清楚两个问题为什么要向上管理呢，向上管理主要是要做什么呢？

首先，第一个问题为什么要向上管理？向上管理的本质是为了同时给公司、上司和自己带来最好的结果，并有意识地配合和改变工作方法，最终让个人或团队达到公司企业预设的目标，取得既定的效益。

其次，我们要去考虑向上管理主要是要做些什么呢？其中最重要的沟通，就是要与直属领导建立有效的沟通。主要要做一下几个重要内容，首先，对齐目标，我们要与上级建立有效的沟通，对目标理解一致，这样员工才能将目标充分融入到工作中，确保个人和团队的工作与公司/领导要求的目标是一致的。要不然，做的越快错的越多，这会给公司带来非常大的损失。第二，协调资源，在明确目标之后，我们要对达成目标需要的资源进行评估，充分发挥资源的效用，让资源可以被充分利用，并且要确保达到目标所需要的资源得到充分准备。在需要某个资源的时候，能够及时保量的提供给项目组。第三，跟踪进度，任务分配给某人，以及任务下达下去，作为领导需要对整个工作进度的掌握。第四，反馈问题，在项目推进过程中出了问题要及时反馈，避免问题进一步对项目造成更大的影响。

所以向上管理在我们的工作中非常重要，因为它涉及到我们工作开展的目标，以及人财物等核心方面进行开展的，我们要顺利达到目标，我们就需要借助上级的力量帮助我们获得资源，解决问题等工作。

二. 建立信任

向上管理不仅仅是一种工作方式，更是一种人际关系的构建。通过诚实可靠的配合、协作和依赖关系，我们可以建立与上级之间的信任，成为他们值得信赖的人。

要求我们将上级当成我们的VIP客户，首先需要我们准确的了解客户需求，即与客户建立统一的目标，目标确认了我们才能顺利开展接下来的工作，其次，优先处理，对工作要进行重要紧急等级划分，在面对上级的工作不能“胡子眉毛一把抓”，需要分清主次。然后，及时沟通对项目工作的进展，出现的问题及时反馈和沟通，争取领导的帮助和协调，以及在出现问题的时候及时纠偏，不要让误差变成失误。

三. 明确目标，即如何接收任务

之前我看到一个段子，说00后怎么整治了职场，80后的特色是在接收到上级安排的工作的时候，直接回复“收到”信息，90后在收到上级安排的任务的时候，回复“ok”，然后就是00后，在收到任务，他们会找一大堆理由搪塞，然后回复“这事我干不了”，然后这个段子的主题说终于00后整治了职场。

上面是我看到的一个段子，我对这个段子持中立态度，我不认可80后，90后工作做的有多好，我也不认可00后就多么的不靠谱，我认为在我们接收到领导安排的任务，有可能就根本没有理解领导要干嘛，他的目标是什么。在接收到领导安排的任务，作为员工应该首先问一个问题，“为什么要做这件事？”，其实就是问出领导作者一件事的核心需求，比如：张总：“小王帮我准备一台电脑”。小王：“收到”，然后小王就去忙去了，他费大劲，到设备部门找其领导协调，然后找网络部门开通网络，忙活了几天将一台台式机安装在领导办公桌上，布上了线，开通了网络，然后就去告诉领导了。然而同事小李在遇到同样的安排的时候，他是这样做的小李：“请问领导时用电脑干什么？”，然后张总：“最近有一个招商会议，需要一台笔记本方便到时候演示PPT”，然后小李问：“张总，明天早会之后将这台笔记本，放在您的办公室，您看可以不？”，然后张总：“可以”。然后小李去忙去了，小李协调各个部门，并未找到合适的笔记本，只有空余的会议室可以手机投影的投影仪，然后他想到张总之前说的话，他去找了张总，小李：“张总，周三的PPT演示可否直接使用xxx会议室的手机投影的投影仪，目前协调了xx部门，由于目前公司业务繁忙，所有笔记本已被借出去。我立即通知各位参会人员将周三的会议调整到xxx会议室，我周三早上将您需要演示的PPT投放到预定会议室，并准备好演示所需要的激光笔，您看这样可以不？”张总：“很好”。

从上面小故事，我们可以总结几点，接收到任务第一件要做的事情，是问出核心需求，也许你的上级只需要演示一下PPT，而不需要一台完整的台式机，如果因为上级的疏忽没有完整讲出背后的需求，我们就按照表面理解去工作，我们的产出就会与预期的方面南辕北辙了，了解要做什么（What）的之前，最重要就是问出（Why）。其次，就是对要做什么（what），在哪里做（Where），以及何时做（When）都要有充分的掌握，这个时候，我们其实就与领导对齐了目标。当然也有做的更好的就是“进一步确认”，也就是接收到上级安排的工作，我们也可以简短的与上级当面口述核心能容，以确保理解到位了。

四. 主动沟通，及时汇报工作的技巧

及时汇报工作，对于上级掌握工作进度，对于工作偏差进行纠正，以及在项目出现问题的时候可以帮助我们进行解决，其实是非常重要的。我们工作中强调要做得好，但往往我们也要求，做得好且要说得好，才能得到最好的结果。在我们工作中，按照正常的工作汇报树进行汇报，我们的汇报对象应该是直属领导，但是也避免不了越级汇报，这种越级汇报，在我们的工作中应该尽量避免，接下来我们聊一下汇报工作的技巧：

4.1.汇报工作我们要遵循什么原则？
此时一个思维方式很重要，就是换位思考，如果你是领导，你在听下属的汇报的时候，你希望最先听到什么呢？当然是结论啰，所以第一个原则是结论先行，观点前置，第二是以上统下每一层都是对下一层的总结加概括。第三，归类分组每一组的内容必须属于同一逻辑范畴。第四，逻辑递进，每一组中的内容必须按照逻辑顺序排列。以上也符合麦肯锡公司在经常咨询过程中总结出来的金字塔表达法。
4.2 汇报工作我们应该考虑那些因素呢？
汇报的时机比如：在工作有了里程碑的时候，在工作有了变动（资源增加，工作量增加，目标发生变化，或者工作出现了查错）需要及时汇报。

我认为可以按照戴明环PDCA各个环节进行汇报，在P（plan）即明确了目标，并且制定了达到目标的计划的时候，要进行汇报，这样可以让上级对整个工作整体有把控，比如整体完成时间，关键性里程碑节点有掌握。在D（do）的节点，即完成了里程碑的时候进行汇报，以及工作中需要协调资源的时候汇报，此时是请求上级为你协调资源。在C（check）检查阶段，我认为这个工作是贯穿整个工作的始终，要做到随时检查和随时总结，这样当工作出现了问题的时候需要及时汇报。最后就是在A（Act）执行，对总结结果进行处理，对工作完成阶段的改善和提高阶段，即完成工作，我们要进行汇报，让上级知道工作已经结束了，最好我们还能进行总结，总结规律和方法，工作中的优点和不足，这样可以持续改进工作方法，提升工作效率。

4.3 我们应该避免那些时间段进行汇报呢？
对于汇报时间点的选择，我认为避免在领导事情繁杂的时候和下班的时候进行汇报。为什么呢？人之常情嘛，因为上级在事情繁杂的时候，你去汇报，一方面上级没有足够的时间和耐心聆听，如果一个不小心就会让汇报变成灾难。其次就是下班的时候，工作了一天了好不容易下班了可以回家了，此时汇报，上级可能其他的安排可能不会像平时那样用心的听你的汇报。以上两种情况，需要工作中对领导进行观察，选对时间进行汇报，避免成为上级的麻烦。

a) 对于重要且紧急的事项，最好面对面，及时汇报，汇报完成之后新成书面文字与汇报的上级进行确认，确保信息传递被正确接收。
b) 对于重要但不紧急的事项，需要看时机，面对面进行汇报
c) 对于不重要但紧急的事项，可以采用面对面汇报，打电话汇报，微信、QQ、内部沟通工具进行汇报。
d) 对于不重要且不紧急的事项，可以不用汇报，或者顺带汇报，即，汇报一件重要的事情的时候顺带说一口这件事。

以上就是我认为的汇报内容，以及汇报时机和汇报时间的选择，其实已经涵盖了大部分场景，足以应付职场80%的场景，但是另外一种场景我们可能会遇见，就是越级汇报，虽然职场中我们要避免越级汇报，但某些情况下会出现这类情况。

4.4 如果我们在电梯内遇见了更高级别的领导，此时领导问起了项目工作，我们做了“越级汇报”我们应该考虑哪些因素呢？
越级汇报我们在职场中要尽量避免，但是工作中也难免会出现越级汇报，此时我们应该怎么办？
首先，要做到对上上级的尊重，即领导问到了我们要及时的自我介绍，毕竟跨了级，也许别个领导记不住你的名字。其次，对工作成果做一个精简的汇报。最后也是最重要的，就是回来要及时将越级汇报的内容与自己的直属领导进行同步，即将上上级领导问到的问题与你的上级汇报一下，然后你的回答也要与你的上级汇报一下，这是非常重要的。

我们在汇报工作的时候，也可能汇报中需要寻求领导的帮助，但你认真想过没，我们是不是合理的提出了自己的需求？

五. 合理的向上级提出需求，你真的会提需求吗？

在汇报的时候通常至少有以下两点需要汇报，首先，会将工作成果进行汇报，其次，我们也需要工作推进中的问题一并汇报，但是在汇报问题的时候我们需要得到领导的支持，也就是明确的提出我们的需求。但是我们真的能够合适的提出需求吗？我总结了以下几点在提出需求的时候需要注意的点。

5.1 准确表达，运用“我需要”句式

表达的时候要抛掉负面情绪，客观准确的描述出具体的需求，运用“我需要”句式
比如原话：“经理，我没有时间领设备，太多工作了，我还有多个项目的开发和维护工作，你找别人吧？”
如果我是经理，我从这里面听出了几点内容，首先是“情绪”感觉是抱怨工作太多，其次才能get到这句话的点，就是让别人来做。如果我们使用如下表述方式可以让对方更能理解你的需要。
调整后的表述：“经理，我需要1个认识这些设备的同事跟我一起把设备找出来并核对清楚，因为这次需要借用的设备比较多，而且全部堆放在一起，而我只能在开发空余时间去领用设备，时间紧，任务重，请你理解并支持。”
从这个表述中经理也更可能接受我们的请求，从这个请求表述中，我们可以抽离一个模式，运用好“我需要”句式。

5.2 进阶版公式，“我需要 + 客观描述对象 + 对方参与后会达到的目标，带来的影响”

如上回答，也可能遭受经理的回绝，因为他认为这是你的事，与经理无关，所以他很可能会回绝掉你的请求，如果我们将这件事产生的利弊与上级进行表述，也就是产生了利益要分享给上级，产生的弊让上级提前知道（这两点最好是与他切身相关），我们还可以如下进行语言的调整：“经理，我需要1个认识这些设备的同事跟我一起把设备找出来并核对清楚，因为这次需要借用的设备比较多，而且全部堆放在一起，而我只能在开发空余时间去领用设备，时间紧，任务重，如果有一位同事帮忙的话，这样就能在今天的下班之前，顺利找出所有的设备，确保本周的业务考核顺利开展。”

5.3 我们怎样提出需求，即我们需要提出哪些需求才是合理的呢？

我们的所有工作都涉及到“人财物和时间”的使用，接下来分享一个经典的模式，这也是项目管理三角
质量三角
任何工作唯一不能退缩的就是质量，质量是不能降低的，如果一个成本低质量差和一个成本高质量好的产品同台竞争，如果时间足够长，随着技术迭代高质量企业也会因为生产过程中的边际成本逐渐降低，我相信最终高质量会打败低质量的企业。这也是这几年国家工业转型的原因，我们不能再以低价低质的产品赢得市场了。所以，质量是不能降低的。
在面对领导分配的任务，既然质量不能降低，那么为了达到目标，有如下几个公式可以套用：
成本固定：那么要么消减范围，要么增加时间
范围固定：要么增加成本，要么增加时间
时间固定：要么消减范围，要么增加成本
以上就是我总结出来可以合理提出需求的点。

5.4 如果需求被拒绝了怎么办？

首先我们要明确，我们提出的都是请求，那么请求就有可能被拒绝的可能。没有什么请求不能被拒绝的，所以调整期待心态很重要，我们期待的不是一定能被接受，那么即使被拒绝我们也不会因为心里落差而感到沮丧。其次，提出请求的时候也不要期待一次性满足，需要循序渐进的，一次不要提出一个巨大的，上级根本无法满足的需求，我们可以一点一点的小需求循序渐进的提出。或者我们采用备选方案，也就是退而求其次，为了达到目标A，我们提出一个更大的需求B，当B不能被满足的时候，这时退步到A，这样也可能更可能的需求被接受。

总之一句话，无论我们的请求是被接受了还是被拒绝了，我们面对工作都要保持积极的状态，不能因为被拒绝而消极怠工。