随着数字化时代的持续演进，我国政府部门正积极推动数字政府建设，以优化政务服务，提升办事效率。为了适应这一背景，国务院发布了《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》，旨在规范电子档案管理，加强政务信息的数字化管理和安全保障。
政策要点概述
这一办法的主要要点涵盖了政务服务电子文件的归档和电子档案的全流程管理。重要亮点包括电子档案的定义、归档范围、归档期限、管理要求、安全保障措施等方面。此举旨在通过全面规范政务服务电子档案的管理，推动政府数字化转型，提高政务服务质量。
1. 电子档案的界定
办法明确，电子档案是以数字化格式进行归档管理的各类政务服务文件，包括在政务服务活动中形成和调用的文字、图片、音视频等。这些电子档案与传统纸质档案一样，具有法律效力，可作为合法凭证。
2. 电子档案归档范围
政务服务全过程中产生的证据性、程序性、结果性材料等内容都应纳入电子档案的归档范围。这些材料的归档将参照文件材料归档目录，包括政务服务办理过程数据、证明材料、统计报告等。
3. 电子档案归档期限
电子档案的归档期限应不低于相关业务活动的追溯需求年限，通常应不少于行政管理、审计、诉讼等活动所需的追溯年限。具体的保存期限可依据相关规定执行。
4. 电子档案归档格式
电子档案的归档格式应符合国家档案标准，要求采用通用、开放的格式，不依赖特定软硬件。加密的电子文件在归档前应解除加密。
5. 电子档案管理要求
电子档案管理应遵循统一规划、全程管理原则。政府部门需建立电子档案管理制度，推进电子档案管理系统建设，同时采取适当的安全管理措施，保障电子档案的完整性和安全性。
6. 电子档案安全保障措施
电子档案管理过程中，应重点关注安全管理，包括加密和权限控制，建立完善的数据备份机制，确保电子档案不丢失、不损坏。
7. 电子档案利用
电子档案应与政务服务平台深度融合，以实现信息共享利用。政府部门在保障电子档案安全的前提下，可依托政务服务平台推动信息共享，提升工作效率。
对企业的影响和要求
办法的实施对企业电子档案管理提出了新的要求。企业应建立电子档案制度，推进数字化转型，确保电子档案的收集、整理、保存和利用，提高档案管理效率。
通过新颁布的电子档案管理办法，政府部门将更好地适应数字时代的管理需求，促进政务服务的数字化和优化。同时，企业也应积极响应，加强档案管理体系建设，实现数字化转型的双赢局面。
