在数字化办公日益普及的今天，企业信息的安全管理成为了维护企业竞争力的关键一环。

员工在日常工作中外发文件的行为，如果不加以适当管控，很可能导致敏感信息泄露，影响企业运营乃至声誉。

因此，建立一套有效的文件外发管控体系显得尤为重要。

 

以下是几种企业可以采用的方法来强化对员工外发文件的管理：

1.使用第三方软件

很多企业管理者鉴于企业人员以及数据的特殊性，为了保护数据安全和做好员工管理问题，会选择使用第三方软件来进行统一终端安全管理，比如域智盾软件。

官网直通车https://www.yzdsaas.com

点击获取软件https://work.weixin.qq.com/ca/cawcde06a33907e60a

 

在管控员工外发方面，他有以下几种措施：

禁止复制与剪切：

通过设置软件的规则，禁止员工复制和剪切敏感文件，有效防止员工私自将文件外发。

 

限制文件打印：

通过限制打印功能，防止员工打印敏感文件，降低文件外发的风险。

 

实时监控与审计：

提供实时监控和审计功能，可以跟踪员工的文件操作，发现任何可疑行为并及时采取措施。

控制文件外发渠道：

• 可以通过设置规则，限制员工使用聊天工具、邮件、网页等渠道外发文件。

• 对于通讯软件等文件外发渠道，可以控制，禁止某些程序进行文件外发。

 

文件外发审批流程：

对于重要的文件，企业可以设定外发审批流程，确保每次文件外发都经过严格的审批和授权。

 

文件外发访问权限设置：

对于外发的文件，企业可以设定特定的访问权限，如只读、编辑等，确保接收方只能按照授权进行文件的访问和操作。

 

文件外发日志记录：

能够详细记录每次文件外发的操作信息，包括外发时间、接收方、文件内容等，方便管理人员进行审计和追溯，确保文件外发的合规性。

 

加密技术：

采用文档透明加密技术，管理者可以对员工电脑常用的文档类型进行加密，加密后的文件只能在特定环境或得到授权后使用，防止文件外泄后被非法访问。

 

U盘管理：

可以通过U盘管理对员工电脑进行U盘使用权限设置，如设置U盘仅读取、仅写入和禁止使用等权限，进一步降低文件外泄的风险。

 

2. 制定明确的文件外发政策

首先，企业应制定一套详细、明确的文件外发政策，界定哪些文件可以外发，哪些不可以，以及外发流程和责任归属。

政策中应包括文件分类标准、审批流程、保密协议要求等内容，并确保每位员工都能理解和遵守。

 

3. 定期培训与意识提升

定期组织信息安全培训，增强员工的信息安全意识，让员工理解外发文件的风险及后果，学会如何正确处理和保护敏感信息。

培训内容应包括案例分析、最佳实践、最新的安全威胁等。

4. 采用数据丢失防护（DLP）解决方案

部署数据丢失防护系统，该系统能自动识别和阻止包含敏感信息的文件未经许可外发。

DLP系统可以根据预定义的规则，对电子邮件、即时消息、云存储等多种渠道的文件传输进行监控和控制。

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